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Die mitgelieferten Dokumente unterscheiden sich in Ihrer Art. Es gibt Seriendruckdokumente, die über eine Serienbriefquelle in Word gefüllt werden und es gibt Vorlagen die direkt aus der Datenbank gefüllt werden und mit Textmarken und Tabellen arbeiten (im weiteren einfach Vorlagen genannt).
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Folgende Dokumente arbeiten als Seriendruckdokumente:
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Etiketten |
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Serienbriefe |
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Namensschilder |
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Beim öffnen dieser Dokumente aus der EWU LEHRGANGSVERWALTUNG heraus verlangt Word eine Serienbriefquelle (Datenquelle) die im Verzeichnis der EWU LEHRGANGSVERWALTUNG erzeugt wird.
Sie können unter Optionen->Vorlagen&Pfade auch festlegen, wo die Datenquelle abgelegt wird. In Server/Client Systemen empfiehlt sich hier ein für alle Mitarbeiter zugänglicher Ordner.
Unter Umständen muss noch die Kodierung der Serienbriefdatei angegeben werden. Wählen Sie hier "Westeuropäisch(Windows)".
Die Datenquellen tragen jeweils die Namen der zu erzeugenden Dokumente. Für den Serienbriefe z.b. serienbrief.mer, für Etiketten etiketten.mer und so weiter.
Je nach Wordversion wird sich die Worddatei nach mehrmaligem erfolgreichem öffnen eines Seriendruckdokuments die Serienquelle merken und diese automatisch öffnen und das Dokument aktualisieren.
Ist ein Seriendruckdokument bereits geöffnet und es wird erneut geöffnet, so fragt Word nach ob das Dokument aktualisiert werden soll. Dabei wird die alte Datenquelle entfernt und die neue übernommen. Vergewissern Sie sich also, das die alte Datenquelle keine benötigten Daten mehr enthält.
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Folgende Dokumente arbeiten als Vorlagen:
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Anmeldung |
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Einladung |
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Bescheinigung/Zertifikat |
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Unterschriftenliste |
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Warteliste |
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Teilnehmerliste |
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Beim öffnen der Vorlagen aus der EWU LEHRGANGSVERWALTUNG, werden die Inhalte an Textmarken und Tabellen innerhalb des Dokuments übergeben. Dazu muss keine Datei ausgewählt werden, da dies automatisch geschieht. Meist werden diese Dokumente dann mit einem Makro nachbearbeitet.
Dafür muss das ausführen von Makros zugelassen sein. Um dies zu erreichen, öffnen Sie Word und wählen Sie dort Extras -> Makros -> Sicherheit. Sie können zwischen drei Sicherheitsstufen wählen:
- hoch: Die Makros werden nicht ausgeführt
- mittel: Sie werden gefragt, ob Sie die Makros ausführen möchten
- niedrig: die Makros werden ungefragt ausgeführt
Wählen Sie "niedrig", um die Nachfrage zu unterbinden.
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